Onnistutko projekteissa?

Olen todennut konsultointityössäni, että projektien hallinnan osaamiselle ja kehittämiselle on tarvetta ja kysyntää yrityksissä ja organisaatioissa. Minut on yllättänyt asiakaskunnasta tullut selkeä palaute henkilöstön puutteellisista kyvyistä hallita projekteja – pieniä tai suuria.  Toisaalta ei kenties ole täysin varauduttu siihen, että ”työn tekeminen” yrityksissä ja yhteisöissä on kasvavassa määrin projektiluonteista. On ulkoisia toimitusprojekteja (rakentaminen ja järjestelmätoimitukset, palvelun toimittaminen) ja sisäisiä kehitysprojekteja.  Varsinkin viimeksi mainituissa hämärtyy usein linjaorganisaation ja  projektityön raja. Tekeminen jaksottuu osiin, joilla on alku ja loppu, tavoitteet, resurssit ja aikataulu. Nehän ovat  projekteja!  Ketteriä menetelmiä toivotaan sovellettavan laajemminkin klassisen vesiputousmallin sijaan.

Listaan  valmennushavaintojeni mukaan tärkeimmät menestystekijät projekteissa (kääntäen sudenkuopat…).  Ne painottuvat sisäisiin projekteihin, joissa ei ole ulkoisen asiakkaan tilausta ja luonnollista painostusta takana.

1)  Tunnistettava yhteys tavoitteisiin ja strategiaan

Tämän tekijän yhteydessä kuulen usein väitettävän, että projektilta puuttuu johdon tuki. Se on ehkä usein näkyvä oire, mutta juurisyy on syvemmällä.  Tukea ei saa projektille, joissa yrityksen johto ei hahmota yhteyttä organisaation tavoitteille.  Projektin tärkein vaihe on perustella, miksi se ylipäätään käynnistetään; mitkä ovat hyödyt ja tavoitteet sekä miten projektin tuloksia tai vaikuttavuutta seurataan. Jokaisella projektilla pitäisi olla ”business owner”, jota kiinnostaa ennen kaikkea saavutettavat hyödyt. Jos projekti putoaa perustamisvaiheessa pois pelistä, se on usein oikeutettua.

2)  Hankesalkun priorisointi

Edelliseen kohtaan liittyy toinen välttämätön menestystekijä: PRIORISOINTI.   Hankkeet tulisi rohkeasti priorisoida 1…4 tärkeysluokkaan, jotta voidaan jatkuvasti varmistaa ja tarvittaessa siirtää rajalliset resurssit korkeamman prioriteetin hankkeille. Tällä voidaan edesauttaa projektien saapumista maaliin ja odotettujen hyötyjen toteutumista ajallaan.

3)  Projektinhallinnan osaaminen

Jokaisen projektiin osallistuvan pitäisi osata projektinhallinnan perustaidot.  Tämä ei rajoitu vain projektipäällikköön tai ohjausryhmään, vaan kaikilla osallistujilla tulisi olla hallussa ymmärrys ja osaaminen projektin elinkaaren eri vaiheista ja sisällöstä, aikataulutuksesta, rooleista ja vastuista, käytettävästä dokumentoinnista, viestinnästä, muutoksen jalkauttamisesta.  Markkinoilla on saatavilla runsaasti sovelluksia ja työkaluja helpottamaan käytännön hallinnollista työtä.

4)  Riittävät ja osaavat henkilöresurssit

Joskus sisäisiä kehityshankkeita kuvitellaan hoidettavan ”oto” linjaorganisaation tehtävien lisäksi.  Jos henkilö osallistuu projektiin, joka vie hänen aikaansa esim. 50 % , on olemassa riski, että linjaorganisaation tehtävien ja projektin välille syntyy tahaton ristiriita. Huonoimmassa tapauksessa kummatkin tehtävät suoritetaan alle odotusten.  Tätä voidaan minimoida hyödyntämällä ulkoisia resursseja ja myös tukemalla sisäisten resurssien käyttöä mm. ura- ja tehtäväkierron keinoin.

5)  Tulosten seuranta

Projekti ei aina lopu siihen, kun näkyvä tuotos saadaan aikaiseksi.  Joskus projekti lopetetaan liian aikaisin! Jos projektin tavoitteena on luoda pysyvä muutos toiminnassa, varsinainen ”työ” alkaa vasta silloin. Puhutaan käyttöönotosta tai jalkauttamisesta. Mitä enemmän vastarintaa, sen pidempään muutoksen tekeminen kestää.  Kaikissa toiminnan muutoksen projekteissa tulisikin asettaa selkeä seurantavaihe, joka kestää esim. 1…2 vuotta kehitysvaiheen jälkeen.  Muutoksen toteutumista pitäisi seurata muutaman tunnusluvun keinoin ja siitä tulisi myös palkita henkilöstöä yrityksen kulttuuriin sopivalla tavalla.

Ehdotus yritysten ja organisaatioiden johdolle:  Projektien ja muutoksen hallinta pitäisi nostaa  peruskompetenssiksi vuorovaikutus-, esiintymis-  ja neuvottelutaitojen rinnalle.